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经济学院教学档案管理办法

发布时间:2015-08-24  点击次数:

为了加强教学档案工作,充分发挥其在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化,更好地为学校的发展服务,根据学院相关部门的要求,特制定本办法。

一、基本原则

(一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。

(二)教学档案是教学管理的重要组成部分,是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是反映教育发展与教育改革的重要依据之一,因此,应将其管理工作纳入教学工作计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员的岗位职责,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

(三)教学档案管理要做到“四同步”,即:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

(四)学院办公室具体负责档案管理工作,统一管理本部门教学文件材料。

(五)归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用;必须遵循其自然形成规律保持有机联系;保证完整、系统、准确。

二、归档流程

(一)形成积累

1.每学年初,由分管教学的副主任向各部门布置形成积累教学文件材料的任务,并由各部门负责人落实到本部门工作中。

2.本学院需要存档,又需要移交校档案室存档的材料,材料形成时,应当同时形成,不能同时形成的,应当复印、复制留存归档。

3.专(兼)职档案员按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料,并定期整理。部门负责人负责督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

(二)整理组卷

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,各部门要做好平时预立卷工作,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定其案卷类目,随时将办理完的文件按类别归入相应卷夹。

2.根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷,同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。

3.卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

4.卷内材料一律拆除金属物,以右侧、底边为齐,左侧装订。对破损的材料应进行修补。

5.各种材料大小应逐步规范,使用A4纸,文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

6.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位,并在右上角加盖件号,按顺序填上件号。

7.填写卷内目录及备考表。

8.填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。

9.归档的教学材料必须字迹工整(严禁圆珠笔、复写字迹),格式统一,签字盖章手续完备。

(三)归档验收

1.相关部门形成,但应由有关部门集中归档的,有关部门要及时做好档案移交工作。移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符和规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

2.填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月,双方各执一份。

三、岗位职责

(一)分管教学的副主任的职责

1.贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策,把教学档案工作列入学校工作计划。

2.定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。

(二)部门负责人的职责

1.协助制定和健全有关管理制度,把教学档案纳入工作人员的岗位职责之中,并监督执行。

2.协助档案室做好本部门教学档案归档的业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

(三)各部门专(兼)职教学档案管理人员职责

1.做好本部门教学文件材料的形成积累工作。

2.将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐,并及时向教务处移交。

3.做好存放在本部门的教学档案的分类组卷工作。

(四)教研室主任的职责

1.做好本教研室教学档案的收集、整理、归档工作。

2.督促教师向有关部门移交各种教学档案。

四、教学档案保管期限

档案室将接受的教学档案进行登记、装订后,立即确定其保管期限。

1.凡在使用方面具有长远利用价值的教学档案定为永久保存。

2.凡在较长一段时期内具有利用价值的教学档案定为长期保管,长期保管年限为5年直至不用。

五、教学档案的借阅和索取

1.教学档案为教学服务,供领导和教师查阅、研究、参考。

2.校区教学人员办理登记手续后即可在档案室内查阅教学档案。

3.校区教学人员外借或复制教学档案须经部门同意,外借时间不得超过一周。

六、本办法自2011年8月31日起执行,由学院办公室负责解释。

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